Dagdienst op basis van 24 uur

De functie is ingedeeld in functiegroep 10.

Je komt te werken binnen de afdeling Research & Development van Sappi Europe locatie Maastricht en rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Research & Development.  Je werkt in een snelle en interdisciplinaire omgeving met  een breed scala aan verantwoordelijkheden.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn het beheren van de e-mail en agenda van de directeur en het beheer van de workflow van alle facturen binnen de afdeling R&D. 
 
Belangrijkste activiteiten van de functie

• Ondersteuning bieden aan de Directeur R&D door het beheren van de agenda en e-mails en door het organiseren van reizen (boeken van vluchten, hotels, afhandelen van declaratieformulier)
• Ervoor zorgen dat alle relevante informatie tijdig en effectief wordt gecommuniceerd, zowel intern als extern RD
• Het aanmaken van inkoopaanvragen voor de volledige R&D afdeling en het inboeken en registreren van inkooporders en facturen.
• Faciliteiten regelen voor nieuwe medewerkers (kantoor, telefoon, IT-vereisten...)
• Bestellen van noodzakelijke goederen (bijvullen van kantoorbenodigdheden, waterkannen, papieren printers)
• Opslag/documentatie van overeenkomsten met externe partners (NDA).  
• Confidentiality agreements met de juiste informatie van juridische zaken aanbieden aan de directeur voor ondertekening.
• Vervangend secretaresse van de R&D locatie in Gratkorn (Oostenrijk) voor dringende zaken.
• Samenwerken met verschillende afdelingen in de organisatie zoals Inkoop, leveranciers, Juridische afdeling, Human Resources etc. 

Eisen

• Een opleiding op HBO of MBO met minimaal 3 jaar ervaring op het vakgebied voor secretaresse met daaraaast 3 jaar ervaring in vergelijkbare functie.
• Kunnen omgaan met zeer vertrouwelijke informatie.
• Zelfstandig kunnen werken en blijk geven van een pro-actieve houding.
• Kunnen werken in een dynamische omgeving, die flexibiliteit en stressbestendigheid vereist.
• Vaardig zijn met de Microsoft kantoorprogramma's Word, Excel en PowerPoint.
• De functie vereist uitstekende schriftelijke en mondelinge Engelse en Nederlandse communicatie. Andere talen kunnen spreken en schrijven is een pluspunt.

Informatie:

Nadere informatie over de functie-inhoud kunt u verkrijgen bij de heer Jean Pierre Haenen tel.+31 653945746.

Hoe solliciteren?

Uw sollicitatie, voorzien van o.a. een motivatiebrief en curriculum vitae, kunt u via het online sollicitatiesysteem (carrière portaal van Sappi) uploaden. Indien u problemen ervaart met het uploaden van uw motivatiebrief/CV in het carrière portaal, dient u contact op te nemen met de IT helpdesk

Deadline : 20.01.2025